视频会议安装和参加须知
1、参会计算机必须选用配置较高（尤其要求内存较大）的机器，P4CPU/256M内存/Win2000/WinXP+SP1为推荐配置。
2、如没有USB视频头，请先准备好视频头（推荐罗技Pro4000）并安装好。耳机和麦克风也需要准备，并测试能正常使用（可以通过Windows系统中自带的“录音机”程序来测试是否正常使用）。需要注意的是：安装好Pro4000视频头（自带麦克风）后，需要在“系统-设备-声音设备”中禁用“Pro4000麦克风装置，最好采用计算机本身的声卡设备。
3、Pro4000的安装步骤如下：安装视频头，先插入光盘（不要连接视频头），运行安装程序，提示要重新启动机器。重起后，等提示要连接视频头的时候，再接上视频头。等待2分钟，不要按下屏幕上的按钮，等检测完毕后，屏幕上的窗口会自动关闭。
4、Pro4000的简单安装步骤：直接连上视频头，等系统提示“发现新硬件”后安装驱动程序，插入驱动光盘，让系统自动从光盘上查找驱动，找到后安装即可。这种安装方式只装了驱动程序，没有安装所附带的应用程序。
5、在IE中登上网络会议系统主页，下端有客户端程序和相关软件的下载。
6、如果系统是Win98和Win2000，请先安装directX8.1 for Win98/2000（主页上有下载），安装完毕后，再安装客户端程序。
7、如果系统是XP，最好安装SP1。其他驱动不用安装。
8、客户端程序安装比较快。安装完后，不用重新启动。
9、返回主页，输入用户名，密码。进入二级页面后，选择“视频会议”栏目，点击“参加”或“主持”即可进入视频会议界面。具体的用户名和密码会前再具体通知。
参会注意事项
1、参会者采用配置越高的电脑越好。最低配置为：P4 1G/256M（对硬盘没有要求），操作系统最低为Win2000，推荐为WinXP+SP1。主持人的电脑应在此基础上再高一个档次为好。
2、因会议系统需要占用端口TCP：8100~8250；UDP：8168~8171，需要参会单位的防火墙作相应设置，否则可能会出现问题。
3、参会者在会议过程中，不要打开其他程序，以免占用内存，影响会议的正常使用。会议程序消耗机器的CPU和内存资源比较大，如果机器配置过低或打开其他应用程序，会与会议程序争夺CPU和内存资源，影响会议的视频、音频效果和其他操作。可以通过会议程序下端的CPU占用情况来判断，如果超过80%以上，机器速度会明显下降，严重的话会出现声音断续的情况。
4、会议采用的视频头和声卡设备要求调试正常。会议中一定要选用机器本身所带的声卡设备，包括放音和录音设备，尤其是录音设备，不要使用视频头上所带的话筒（可参见安装须知上的说明，禁用视频头上的麦克风）。参会者最好使用耳机麦克一体的设备，这样可以防止声音串绕和回声。如有多人使用一套设备，请使用定向式麦克风和音箱，并禁止麦克风直接面对音箱产生啸叫。
5、参会地点最好选用单个房间（比如会议室），没有其他噪音干扰的地点。这样，既能保证参会人正常收听其他参会人的发言，也可避免本地的噪音传到会议当中，影响其它参会人的会议效果。
6、会议过程中，参会者尽量不要进行其他操作。需要发言或遇到其他情况时，可以向主持人发送“请求提问”，或者通过会议短信、白板方式来向主持人说明，由主持人进行相应操作，保证会议的正常进行。
7、会议过程中，参会者（非主持人）可能只能看见当前发言人和主持人的图像和声音，这是因为主持人没有转发其他人的视音频，主持人可以控制所有参会人视音频之间的转发。在会议讨论阶段，主持人会把所有参会人的视音频进行转发。如果想和其他参会人交流，可以用文本方式。方法是：在参会人名字上点右键，选择“发送会议短信”，即可以进行两个人之间私聊（私聊权限主持人会有所控制）。主持人打开的会议短信，则所有人都可以发言，可以看见。
8、正式会议前一天需要进行调试，可以请各与会单位的信息中心人员来进行。
参会人简单操作步骤
1、进入会议系统后，自动显示自己的视频窗口以及会议室的主窗口。从会议室的主窗口中可以看到当前会议的主持人和参会人以及旁听人员，分别点击主持人、参会人和旁听人蓝条即可。
2、主窗口下方的两个图标按钮为控制输出的声音音量和接收的声音音量，输出音量可以自由调节，麦克风音量会自动随捕捉到的声音大小自行调节。根据会场的视音频效果来调节音量的大小。
3、刚进会议室，只能看见自己和主持人，由主持人控制自己是否能和别的参会人进行通话。如果要求主持人进行动作，可以在会议主窗口中对着主持人的姓名点右键，选择“请求提问”项。主持人可以看到你的提问，并选择“允许”或“拒绝”操作。“允许”后，你的发言可以让全体参会人员听到。
4、在视音频通话失效的情况下，你可以在“会议白板”或“文本聊天”窗口输入你想说的话，全体人员都可以看到。
5、如果参会人想录制会场的过程，可以点会议属性旁边的“菜单”，选择“录制所有”即可以录制会议的全过程（该权限主持人可以控制）。如果想单独录制某个人的发言，可以在该人的视频窗口上点“录制”即可。
6、会议进行过程中，严禁随意操作，如有问题可以向主持人提问，请求他来进行相应的操作。